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Office Excel表格實用36個技巧

2013-03-01 14:04 來源:電腦知識學習網 字號:
一、讓數據顯示不同顏色
  在學生成績分析表中,如果想讓總分大于等于500分的分數以藍色顯示,小于500分的分數以紅色顯示。操作的步驟如下:首先,選中總分所在 列,執行“格式→條件格式”,在彈出的“條件格式”對話框中,將第一個框中設為“單元格數值”、第二個框中設為“大于或等于”,然后在第三個框中輸入 500,單擊[格式]按鈕,在“單元格格式”對話框中,將“字體”的顏色設置為藍色,然后再單擊[添加]按鈕,并以同樣方法設置小于500,字體設置為紅 色,最后單擊[確定]按鈕。
這時候,只要你的總分大于或等于500分,就會以藍色數字顯示,否則以紅色顯示。

  
二、將成績合理排序
  如果需要將學生成績按著學生的總分進行從高到低排序,當遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下:先選中所有的數據列,選擇“數據→排 序”,然后在彈出“排序”窗口的“主要關鍵字”下拉列表中選擇“總分”,并選中“遞減”單選框,在“次要關鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”,最后單擊[確定]按鈕。


三.分數排行:
如果需要將學生成績按著學生的總分進行從高到低排序,當遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下:先選中所有的數據列,選擇“數據→排序”,然 后在彈出“排序”窗口的“主要關鍵字”下拉列表中選擇“總分”,并選中“遞減”單選框,在“次要關鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”,最后單擊[確定]按鈕


四、控制數據類型
 在輸入工作表的時候,需要在單元格中只輸入整數而不能輸入小數,或者只能輸入日期型的數據。幸好Excel 2003具有自動判斷、即時分析并彈出警告的功能。先選擇某些特定單元格,然后選擇“數據→有效性”,在“數據有效性”對話框中,選擇“設置”選項卡,然 后在“允許”框中選擇特定的數據類型,當然還要給這個類型加上一些特定的要求,如整數必須是介于某一數之間等等。另外你可以選擇“出錯警告”選項卡,設置 輸入類型出錯后以什么方式出現警告提示信息。如果不設置就會以默認的方式打開警告窗口。怎么樣,現在處處有提示了吧,當你輸入信息類型錯誤或者不符合某些 要求時就會警告了。
1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符?
 例如:在單位的人事資料,在excel中輸入后,由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位,即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數13,如果一個一個改的話實在太麻煩了,那么我們可以用下面的辦法,省時又省力:
   1)假設證書號在A列,在A列后點擊鼠標右鍵,插入一列,為B列 ;    2)在B2單元格寫入: ="13" & A2 后回車;    3)看到結果為
13xxxxxxxxxxxxx 了嗎?鼠標放到B2位置,單元格的下方不是有一個小方點嗎,按著鼠標左鍵往下拖動直到結束。當你放開鼠標左鍵時就全部都改好了。
若是在原證書號后面加13 則在B2單元格中寫入:=A2 & “13” 后回車。   
2、如何設置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件名個數?
 打開“工具”,選“選項”,再選“常規”,在“最近使用的文件清單”下面的文件個數輸入框中改變文件數目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件 名,則將“最近使用的文件清單”前的復選框去掉即可。3、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變成1月1日,1月2日等日期形 式,怎么辦?
這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成,你只要點擊主菜單的“格式”菜單,選“單元格”,再在“數字”菜單標簽下把該單元格的格式設成文本格式就行了


4、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時保存文件?
   點擊“工具”菜單“自動保存”項,設置自動保存文件夾的間隔時間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項,那么執行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動保存”,“確定”。然后進行設置即可。


5、用Excel做多頁的表格時,怎樣像Word的表格那樣做一個標題,即每頁的第一行(或幾行)是一樣的。
但是不是用頁眉來完成?
在EXCEL的文件菜單-頁面設置-工作表-打印標題;可進行頂端或左端標題設置,通過按下折疊對話框按鈕后,用鼠標劃定范圍即 可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。



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